В рамках социального проекта «Обеспечение единых механизмов проведения в регионах разъяснительной и реабилитационной работы» психолог-консультант ОФ «Информационно-пропагандистский и реабилитационный центр «Акниет» в Актюбинской области Надиршина Ляззат Халилуллиновна провела on-line тренинг «Тайм-менеджмент - способ управления временем» для группы женщин, возвращенных из Сирии в рамках гуманитарной акции «Жусан» в 2019 году.

Мероприятие проведено с целью знакомства с понятием тайм-менеджмент и техниками организации времени. В ходе мероприятия психолог рассказала участникам тренинга, что первоначально методики тайм-менеджмента использовались лишь при ведении бизнеса, организации трудовой деятельности. Но сейчас методы управления временем также применяются, в проектной деятельности и даже в личной жизни человека. В ходе мероприятия психолог подробно разъяснила репатриантам «Жусан» основные понятия и правила тайм-менеджмента.

1. Основное правило тайм - менеджмента - правильная постановка цели.

Если вы научитесь четко определять свои цели, а также определять, какие задачи являются второстепенными, то вы сэкономите массу времени. Если вы тратите свое время на что-то, значит, в этот момент вы считаете, что оно очень важное. Но так ли это? Задайте себе вопрос, результат этого действия поможет вам приблизиться к вашей цели? Что такое цель? Цель - стремление человека к чему-то, когда весь процесс направлен на конечный результат.

При постановке цели необходимо для начала определиться с главными ценностями.

Осознать свои возможности, мотивацию. Проанализировать проблемы, потребности и сложности, которые могут возникнуть на пути к цели. Представить четко свою цель в мельчайших деталях, ее конечный результат. Распланировать свои действия, заняться поиском ресурсов и приступить к реализации.

Есть разные методы постановки целей. Но все методы имеют общий алгоритм постановки целей:

1. Цель должна быть максимально конкретной с понятным конечным результатом.

2. Необходимость достижения цели должна быть обоснованной. Зачем это нужно и что я из этого получу?

3. Цель должна быть реальной и понятен механизм ее достижения.

4. Необходимо четко определить границы времени, за которые цель должна быть достигнута.

2. Второе основное правило тайм – менеджмента – приоритизация.

Уметь расставлять приоритеты – это очень важно. Есть дела, которые имеют меньшую значимость в достижении цели, а есть те, которые играют главную роль.

3. Третье основное правило тайм – менеджмента – это планирование.

После постановки цели следующим этапом будет планирование. Планирование – неотъемлемая часть тайм – менеджмента. Оно состоит из таких основных этапов:

1. Составление плана тайм – менеджмента.

2. Этап составления проекта, при котором можно маневрировать, продумать разные варианты достижения цели.

3. Этап выявления необходимых ресурсов.

4. Этап определения лиц, которые вам смогут помочь на пути к цели.

5. Этап фиксации результатов планирования в виде бизнес – проекта, карты.

Когда человек начинает заниматься планированием, активизируется мышление, включается творческий потенциал. При составлении плана, ваша цель становится более конкретной, вы начинаете понимать, чего вы хотите на самом деле и как этого достичь. Это своего рода практическое руководство к действию.

До тех пор, пока человек не составит план реализации того, чего хочет, он находится в постоянном раздумывании на эту тему. Но не мысли, а действия приближают вас к цели. Когда составлен подробный план, в котором учтены разные способы достижения цели, это дает возможность маневрировать. Не получается одними средствами и способами, можно попробовать другие. Планирование развивает в человеке гибкость и готовность к любым ситуациям.

Составление плана дает вам высокий шанс успеха. Наличие плана придает уверенности в себе, своих возможностях. Все успешные люди и предприниматели занимаются планированием.

Основные методики планирования.

1. АВС планирование базируется на том, что необходимо сначала нужно выполнять наиболее значимые дела (под буквой А), а затем В и С.

Дела категории А - самые важные. Они составляют 15% всех дел и приносят 65% результатов. В - важные дела, которые составляют 20%всех дел и приносят 20% результатов. Категория С - это дела наименьшей важности, они составляют 65% и дают результат - 15%.

2. Правило Парето или принцип «80 на 20». Этот принцип применим к любой ежедневной деятельности. 80% дел, которые вы делаете за день, дают вам 20%нужного результата. А 20% планируемых важных дел приближают вас к результату на 80%.

3. Хронометраж - этот метод заключается в том, что вам нужно поминутно записывать все свои действия и сколько времени вы на них потратили. Это поможет вам понять, куда и на что уходит ваше время и как скорректировать ваш график.

4. Составления списка задач - это самый простой метод планирования, который позволяет планировать и время, и дела.

Как составить правильно список дел и следовать ему?

1. Для начала понаблюдайте за собой. Сколько вам нужно времени на выполнение разных заданий.

2. Напишите список дел с вечера.

3. Записывайте конкретные пункты. Например: зайти в магазин. К этому пункту приложите список покупок.

4. Планируйте весь свой день, не только работу.

5. Начинайте свой день с выполнения нетрудных задач. Чтобы сразу поставить галочки и взбодриться на весь день мыслью о том, что следовать списку дел не так уж и сложно. Например, сделать зарядку и приготовить завтрак.

6. Список дел должен быть всегда на виду.

7. Не пишите в список больше 7 приоритетных дел, чтобы потом не нервничать, что вы что-то не успели.

Принципы тайм – менеджмента

Испробуйте все методики планирования и подберите наиболее подходящий. Ведите записи. Не пытайтесь успеть все. Сначала сделайте наиболее важные и приоритетные дела. Планируйте каждый свой день. А также составляйте дополнительно план на неделю. Всегда носите с собой ручку и блокнот. Заведите Дневник успеха, он будет вас мотивировать и напоминать, что вы на верном пути.

Научитесь говорить «Нет». Это поможет избежать общения с ненужными людьми, занятий ненужными делами. Прежде чем что-либо делать, обдумайте, насколько это срочно, важно и как это действие приблизит вас к цели. Проанализируйте свои привычки, действия, которые отбирают попусту ваше время. По хронометражу легко отследить те действия, от которых вам нужно избавиться.

Не выполняйте чужие дела. Не будьте инструментом для достижения чужих целей. Сконцентрируйтесь на своей цели. Выделяйте время на самосовершенствование. Не останавливайтесь на достигнутом. Добившись одной цели, ставьте следующую.

Социальный проект «Обеспечение единых механизмов проведения в регионах религиозной разъяснительной и реабилитационной работы» реализуется ОФ «Информационно-пропагандистский и реабилитационный центр «Акниет» под эгидой Центра поддержки гражданских инициатив.